Se você está trabalhando em casa, é provável que as reuniões virtuais se tornem uma parte regular da sua semana. Não há como negar que as reuniões virtuais são uma ferramenta inestimável para se conectar com todos, desde prospects e clientes até colegas e membros remotos da equipe em um momento em que as restrições do Covid nos impedem de nos reunir sempre em um local físico.

Com o clique de um botão, você pode se sentir como se estivesse na mesma sala que participantes de todo o mundo, sem precisar sair do conforto do seu escritório em casa. No entanto, existem algumas diferenças importantes entre reuniões presenciais e suas contrapartes virtuais. Com as reuniões de negócios online cada vez mais se tornando a norma, é importante estar ciente das regras de etiqueta específicas que se aplicam.

Seja você o organizador da reunião virtual ou um participante convidado, estar preparado tornará a reunião mais produtiva e menos estressante para todos os envolvidos. Para evitar cometer uma gafe não intencional em sua próxima reunião online, lembre-se das seguintes dicas de etiqueta para reuniões virtuais.

Manter as pessoas esperando é tão deselegante no mundo virtual quanto no real! Dê tempo para falhas técnicas e não faça login em uma reunião com apenas 30 segundos de sobra.

Se os retardatários ingressarem na reunião, não há necessidade de interromper a reunião voltando a tudo o que você abordou. Em vez disso, ofereça-se para marcar uma ligação com eles para avisá-los sobre qualquer coisa que tenham perdido.

Fique de olho no relógio e certifique-se de não apenas começar, mas também terminar no horário. Se você subestimou a quantidade de tempo necessária, é melhor agendar outra reunião para discutir os itens pendentes em vez de atrapalhar a agenda de todos. Ter uma agenda para a reunião e enviá-la com antecedência ajudará a manter as coisas nos trilhos e garantir que todos os participantes saibam o que esperar.

A comunicação não-verbal é uma parte importante da etiqueta da reunião virtual e dá aos outros participantes informações sobre seu humor, pensamentos e emoções. Adote uma boa postura sentada, colocando os pés no chão e não se apoiando na mesa ou nas costas da cadeira. Tente não se mexer, olhe para a câmera quando falar e não se esqueça de sorrir!

Para reduzir possíveis distrações, certifique-se de estar em um local tranquilo, onde não seja perturbado por colegas de apartamento ou outros membros da família. Desligue o telefone e evite papéis espalhados ou comer alimentos barulhentos (na verdade, comer deve ser evitado completamente!). Também é aconselhável manter o microfone no mudo quando você não estiver falando para minimizar o ruído de fundo.

Trabalhar em casa não significa que você deva negligenciar sua aparência profissional. Pense cuidadosamente sobre a impressão que você quer causar nas outras pessoas na reunião. Simplesmente sair da cama e ligar o computador não mostrará a ninguém o seu melhor.

Uma boa regra é se vestir como se estivesse se encontrando pessoalmente. No mínimo, vista uma camisa limpa, escove o cabelo e certifique-se de que seu plano de fundo seja apropriado para o trabalho. Sua câmera deve ser posicionada no nível dos olhos e verifique a iluminação para garantir que ela não sombreie ou bloqueie seu rosto.

Pode ser tentador ler e enviar e-mails ou verificar suas mídias sociais enquanto outras pessoas estão falando, mas tente se concentrar totalmente na reunião. É mais produtivo a longo prazo, para não dizer mais respeitoso com os outros participantes.

Quando se trata de etiqueta de reunião virtual, o ponto chave a ser lembrado é que você não deve desconsiderar suas maneiras apenas porque não está fisicamente presente na reunião.

Se você está se reunindo online ou offline, a Regra de Ouro ainda se aplica: “Trate os outros como você gostaria de ser tratado”.